הקלטת שיחות

“השיחות עשויות להיות מוקלטות לצרכי בקרה ושיפור השרות”

אתם בוודאי שמעתם, לא פעם ולא פעמיים, את ההודעה הזאת כאשר התקשרתם לעסק כלשהו – בוודאי תהיתם למה? וכן האם השיחות באמת מוקלטות והאם הן באמת משמשות למטרות הדרכה? התשובה, ברוב המקרים היא כן, במיוחד עבור חברות שרוצות להשקיע בנציגי המכירות שלהן.

הקלטת שיחות ואתיקה

הטכנולוגיה ששימשה להקלטת שיחות טלפון הייתה בעבר נכס יקר, אך כיום היא תכונה טיפוסית ברוב פתרונות ה-VoIP העסקיים. למעשה, הקלטת שיחות הפכה להיות כל כך נפוצה, שהיא נחשבת לתכונת חובה כמעט לכל עסק. כמובן, הקלטת שיחות הפכה לסטנדרט עבור כל מרכז שימור לקוחות, אך גם בעסקים שאינם מתמקדים ביצירת קשרים עם לקוחות עדיין ניתן למצוא רציונל להקלטה ולניהול יומן של כל השיחות שלהם. בעוד שהקלטת שיחות היא תכונה מצוינת עבור מוקדים טלפוניים ועסקים אחרים כאחד, עליכם להתחיל בכך שתקני הקלטת השיחות שלך הם חוקיים ואתיים. עליכם לוודא שאתם מקיימים את כל החוקים בכל הנוגע להקלטת מכל סוג או חלק משיחת טלפון, רובם דורשים צורה כלשהי של הודעה מפורשת שהשיחה מוקלטת (ומכאן השורה הפופולרית למעלה), ולא משנה באיזו מדינה העסק שלכם פועל, זה נחשב לעבירה על החוק להקליט שיחות טלפון שבהן אינכם משתתפים, ו/או שיחה שבה לא קיבלתם הסכמה להקליט. תמיד עדיף לטעות בצד האתיקה והזהירות ולהתחיל את שיחות המכירה הנכנסות והיוצאות שלכם עם מסר ברור ומוגדר לגבי הקלטת השיחה.

תכונות מערכת הקלטת שיחות של חברת “היפוקטי”

הקלטת שיחות היא היכולת של העסק שלכם להקליט שיחה קולית דרך מקור שמע. ניתן להקליט שיחות פעילות או שיחות ועידה ולאחר מכן לאחסן כקובץ דיגיטלי לתמלול או להאזנה בשלב מאוחר יותר. הקלטה היא תכונה המאפשרת הקלטה אוטומטית ו/או הקלטה בלחיצת כפתור. המערכת קיימת אפשרות להקליט בקלות שיחות פנימיות, שיחות חיצוניות ושיחות ועידה, הקלטת שיחות היא שרות חינמי במערכות שמציעה ‘היפוקטי’, אין צורך להסתמך על צד שלישי. למערכת קיימת היכולת להקליט שיחה, בין אם רחבה במערכת או על ידי עמידה בקריטריונים מסוימים של סינון (למשל שלוחה, מספר טלפון, מספר מתקשר או קו). ההקלטה יכולה להיות מתחילת השיחה ללא קשר למי מתקשר או לתוכן השיחה, או על ידי סוג של כפתור רך כדי ליזום אותה במהלך שיחה.

למה להקליט שיחות טלפון?

חברות צריכות להקליט שיחות טלפון של לקוחות כדי לעמוד בדרישות החוק. ארגונים משתמשים במקליטי שיחות מסיבות רבות בהתבסס על הדרישות של כל ענף.

מוסדות פיננסיים נדרשים להקלטת שיחות נכנסות כמו גם שיחות יוצאות. הם אחראים לאחסן אותם כדי לאמת הודעות שירות ופרטיות, לבדוק את תאימות הסוכן וליישוב מחלוקות.

ארגונים רפואיים מקליטים שיחות טלפון של חולים לצורך אבטחת איכות והכשרת סוכנים

סוכנויות ממשלתיות אוספות אודיו של שיחות ומשתמשות בניתוח כדי לספק אחריות לציבור

חברות המספקות שירותים מקליטות שיחות לקוחות כמו גם המתאמים וטכנאי השירות שלהן לצורך אבטחת איכות

ארגונים אלה ואחרים משתמשים במקליטי שיחות כדי לשחזר שיחות טלפון לבדיקות איכות וכדי להסוות נתוני לקוחות.